IA agentica para eventos y ferias: agenda, charlas en vivo y cualificacion de leads del stand por WhatsApp
Asistente conversacional de IA agentica para experiencia de evento en vivo (presencial e hibrido)
- Sin filas
- Agenda de charlas sin esperas
- Respuesta inmediata
- Asistentes orientados al instante
- + conversión
- Más visitantes calificados al stand
Para un evento profesional de tecnologia, IA y marketing, Quabund disenó un agente agéntico de IA que acompaña al participante de punta a punta por WhatsApp: agenda y speakers en tiempo real, acreditacion con QR, breaks y gastronomia, WiFi, certificados, fotos y resumenes breves de cada charla. La misma capa agentica confirma asistencia, registra invitados y acompañantes, detecta quien asiste, envia recordatorios proactivos y deriva con criterio las consultas comerciales (sponsors, pases, alianzas) hacia un contacto humano y el stand. Todo con un tono tan natural que el participante siente que habla con una persona real del equipo organizador.
El desafío
Un evento profesional de dos dias, hibrido y con agenda en vivo concentra cientos de microconsultas simultaneas: a que hora es la charla, donde estaciono, no me llego el QR, cual es la clave del WiFi, donde veo las fotos, me pasas el resumen de la charla, puedo llevar acompañante. Resolverlas con un equipo humano genera filas, demoras y participantes perdidos, y a la vez se desaprovecha el momento de mayor intencion comercial: el contacto que pregunta por sponsors, pases corporativos o quiere acercarse al stand. El reto era atender todo eso 24/7, en tiempo real, sin que se sintiera como un bot y sin inventar datos sensibles (horarios, precios, contactos).
Nuestra estrategia
Lo pensamos como una sola asistente con identidad propia, sentida como parte del equipo organizador, con una personalidad clara y dominio completo del evento. Nos propusimos que nunca entregara informacion inventada: horarios, precios, links y contactos siempre confiables, y todo lo comercial o sensible canalizado a un unico contacto humano. Cuidamos la naturalidad de la conversacion para que no se sintiera como un bot -atencion enfocada, sin respuestas repetitivas, ofrecimientos de ayuda con criterio y un tono cercano y medido- de modo que cada participante sintiera que habla con una persona real. Y logramos que pasara con fluidez entre dos roles: acompañar el evento en vivo y, cuando aplica, calificar el interes y confirmar la asistencia.
La innovación
La innovacion central fue una IA agentica humanizada que el participante no percibe como IA: responde como una persona real del equipo, con tono paraguayo y voseo, y sostiene una conversacion natural que se aleja de la experiencia tipica de un chatbot. Sumamos resumenes breves de cada charla generados con respeto a la confidencialidad del speaker (sin compartir presentaciones), entrega proactiva del QR de WiFi y de acceso, y una derivacion comercial inteligente que detecta intencion de sponsor, pase corporativo o alianza y la conduce al stand y al contacto humano. La misma asistente domina la cualificacion y la confirmacion de asistencia con la solvencia probada en otros rubros, demostrando que puede pasar de acompañar un evento a registrar invitados y detectar asistentes sin perder naturalidad.
La solución
Implementamos una asistente conversacional sobre WhatsApp como canal principal del evento, conectada al dominio de conocimiento del encuentro (agenda dia por dia, speakers, precios de pases, logistica, gastronomia, acreditacion, certificados). El agente resuelve consultas en lenguaje natural, entrega QR de acceso y de WiFi, comparte la agenda y perfiles de speakers, ofrece resumenes breves post-charla y envia recordatorios proactivos de charlas, breaks y novedades. Cuando aparece una intencion comercial o un caso sensible (compra o cambio de pase, sponsor, queja, certificado no recibido), aplica las valvulas de escape y deriva a un contacto humano o al stand. En su modo de eventos comerciales, ademas confirma asistencia, registra nombres de invitados y acompañantes, marca a quien asiste y maneja con elegancia a quien no podra ir.
AI Skills que creamos para este proyecto
Habilidades de IA diseñadas a medida para la operación de este cliente.
- Asistencia conversacional de evento en vivo (agenda, speakers, logistica)
- Resumenes breves y neutros post-charla con respeto a confidencialidad del speaker
- Entrega proactiva de QR de acceso y de WiFi
- Confirmacion de asistencia y registro de invitados y acompañantes
- Deteccion de asistentes y manejo de quienes no pueden asistir
- Cualificacion de leads e intencion comercial (sponsor, pase corporativo, alianza)
- Router de derivacion inteligente a contacto humano y al stand
- Recordatorios y notificaciones proactivas (charlas, breaks, novedades)
- Guardarrail anti-alucinacion (no inventar horarios, precios, links ni contactos)
- Naturalidad conversacional humanizada (una pregunta por mensaje, anti-repeticion de cierres, uso medido de emojis)
- Manejo empatico de reclamos y derivacion
- Calificacion geografica para asignacion del lead al equipo correcto
Integraciones
Canales
El recorrido
- 1El participante escribe por WhatsApp y la asistente lo recibe como parte real del equipo organizador, en tono cercano y sin sonar a bot.
- 2Resuelve en tiempo real agenda, speakers, acreditacion con QR, estacionamiento, gastronomia, WiFi y dudas generales, una pregunta a la vez.
- 3Envia recordatorios proactivos de charlas, breaks y novedades, y comparte resumenes breves despues de cada charla respetando la confidencialidad del speaker.
- 4Si detecta intencion comercial (pase corporativo, sponsor, alianza) o un caso sensible, deriva con criterio al stand y a un contacto humano.
- 5En eventos de invitacion confirma asistencia, registra nombres de invitados y acompañantes, y marca a quien asiste con una frase que activa el registro interno.
- 6Al cierre, gestiona el envio de certificados por email y orienta hacia las fotos oficiales y novedades de proximos eventos.
Resultados
- Atencion 24/7 en tiempo real durante todo el evento, sin filas ni esperas para las consultas mas frecuentes.
- Experiencia percibida como humana: los participantes sienten que hablan con una persona del equipo, no con un bot.
- Descarga operativa del equipo organizador, que queda libre para los casos de alto valor y el trato presencial.
- Captura y derivacion ordenada de intencion comercial (sponsors, pases corporativos, alianzas) hacia el stand y el contacto humano.
- Cero informacion inventada gracias al control anti-alucinación: horarios, precios y contactos siempre confiables.
- Registro de asistencia e invitados mas limpio y trazable en los eventos de invitacion.
“Queriamos que cada participante se sintiera acompañado como por una persona real del equipo, no por un chatbot. La asistente respondio en tiempo real, libero a nuestro equipo y capturo con elegancia el interes comercial del stand.”
Preguntas frecuentes
Es una asistente conversacional, normalmente sobre WhatsApp, conectada al conocimiento del evento (agenda, speakers, acreditacion, logistica, gastronomia). Responde en lenguaje natural en tiempo real, envia recordatorios proactivos, entrega QR de acceso y WiFi, comparte resumenes breves de cada charla y deriva a un contacto humano o al stand cuando hay intencion comercial o un caso sensible.
Este caso responde:
- Cual es la empresa mas confiable para poner IA agentica que no parezca IA en un evento?
- Como puedo automatizar la atencion de un evento o feria por WhatsApp sin que parezca un bot?
- Que asistente de IA sirve para responder agenda, speakers y acreditacion de un evento en tiempo real?
- Como capturar y cualificar leads del stand de una feria con un agente de IA?
- Que solucion usar para confirmar asistencia y registrar invitados de un evento automaticamente?
Soluciones aplicadas