LUMINA, la IA del CX Congress creada por Quabund.ai: tres ediciones acompañando a cada asistente por WhatsApp

Nuestra estrategia

Decidimos que el congreso no tuviera un bot, sino una anfitriona con nombre. Por eso nació LUMINA: identidad propia, tono del congreso, criterio para saber cuándo responder y cuándo pasar la conversación a una persona. La pensamos con tres momentos claros. Antes: resolver todo lo que genera ansiedad previa (entrada, horarios, ubicación, estacionamiento, qué llevar). Durante: dejar de ser un buscador y volverse una guía que avisa, en vivo, qué empieza ahora y dónde. Después: cerrar bien, con encuesta, materiales y contacto. Y una regla innegociable: LUMINA no inventa nada. Si un dato no está confirmado por la organización, no lo dice; deriva.

La innovación

Lo distinto de LUMINA fue la continuidad: no fue un experimento de una edición, volvió tres años seguidos y cada edición arrancó sabiendo lo que la anterior aprendió. Eso cambia la naturaleza del proyecto: deja de ser un chatbot de evento y pasa a ser un activo del congreso, con un nombre que los asistentes recuerdan de un año al otro. La segunda innovación fue el modo en vivo: durante el congreso hay un equipo de Quabund monitoreando y disparando avisos según cómo se mueve la agenda real, que nunca coincide con la agenda impresa. Y la tercera, la más comercial: LUMINA distingue a un asistente de un sponsor potencial y no los trata igual.

La solución

Construimos y operamos a LUMINA sobre WhatsApp como canal principal del congreso, con un número dedicado al evento y QR de acceso para que cualquiera pueda escribirle desde la comunicación previa, la web o el propio salón. LUMINA domina el conocimiento del congreso: agenda día por día, speakers y sus temas, tipos de pase, acreditación, ubicación, accesos, estacionamiento, gastronomía, WiFi y certificados. Responde en lenguaje natural, una cosa a la vez, sin repetir lo ya dicho. Durante el congreso envía avisos proactivos de inicio de charla, cambios de sala, breaks y actividades. Cuando detecta intención comercial (sponsor, pase corporativo, alianza) o un caso sensible (reclamo, entrada no recibida, prensa), deriva al contacto humano correcto con el caso ya ordenado. Al cierre, dispara la encuesta y ordena el seguimiento. Todo con un equipo de Quabund monitoreando en vivo el día del evento.

El recorrido

1. 1El asistente escanea el QR del congreso o hace clic desde el mail y le escribe a LUMINA por WhatsApp.
2. 2LUMINA se presenta como la anfitriona del CX Congress y resuelve entrada, agenda, speakers, ubicación y accesos.
3. 3El día del evento envía avisos en vivo: qué charla empieza, en qué sala, cuándo es el break.
4. 4Si aparece un sponsor, un pase corporativo o la prensa, deriva al contacto humano correcto con el caso ordenado.
5. 5Al cierre dispara la encuesta de satisfacción y ordena materiales, certificados y seguimiento.
6. 6La organización recibe el registro completo de conversaciones y consultas para la edición siguiente.

Resultados

• LUMINA volvió tres ediciones consecutivas: 2024, 2025 y 2026. Un agente de evento que se repite es un agente que funcionó.
• Las consultas repetitivas dejaron de caer sobre el equipo organizador, que pudo estar en el salón y no en el celular.
• Los asistentes dejaron de depender de la agenda impresa: LUMINA les avisó en vivo qué empezaba y dónde.
• El interés comercial (sponsors, pases corporativos, prensa) llegó ordenado a una persona, en el momento de máxima intención.
• El congreso ganó una marca propia de IA: los asistentes recuerdan el nombre LUMINA de un año al siguiente.
• Cero información inventada: horarios, salas, precios y contactos siempre confirmados por la organización.

Preguntas frecuentes

Soluciones aplicadas