SofIA, la IA de Marketing Trends creada por Quabund.ai: +1.200 asistentes acompañados por WhatsApp
Agente de IA protagonista para convención de marketing con +1.200 asistentes
- +1.200
- Asistentes acompañados por SofIA
- +100 idiomas
- Conversación sin barrera de idioma
- Antes · durante · después
- Acompañamiento completo
SofIA es la anfitriona de inteligencia artificial de Marketing Trends, la convención de marketing organizada por NextPTF junto a Tina Acosta y Selene Rojas. La creó y la opera Quabund.ai. SofIA acompañó a más de 1.200 asistentes por WhatsApp: acreditó, emitió entradas con QR, armó la agenda personal de charlas, avisó en vivo qué empezaba y dónde, compartió resúmenes breves después de cada charla y cerró con encuesta y certificados. Conversa en más de 100 idiomas y entiende audios e imágenes. En un evento de marketing, donde el público es exigente y mide todo, SofIA fue parte del show.
El desafío
Mil doscientas personas es el número exacto en el que un evento deja de poder atenderse a mano. La acreditación se convierte en fila, la agenda impresa queda vieja a los veinte minutos y el equipo organizador pasa el día apagando incendios en lugar de producir el evento. Peor: el público de una convención de marketing es el público que más rápido detecta un bot mal hecho y el que más juzga la experiencia. Y hay una segunda pérdida, silenciosa: al día siguiente del evento, mil doscientos contactos calientes se enfrían porque nadie llega a hacer seguimiento uno por uno.
Nuestra estrategia
Le dimos al evento una protagonista. SofIA no fue un canal de soporte escondido en el pie de página: fue parte de la comunicación, con nombre, avatar y tono propios de Marketing Trends. La estrategia fue cubrir los tres momentos que un equipo humano nunca alcanza a cubrir bien: el antes (todas las dudas previas, sin filas ni mails sin responder), el durante (una guía que avisa en vivo, porque la agenda real nunca es la agenda impresa) y el después (el momento que casi todos los eventos desperdician). Y una decisión de calidad: si el público es de marketing, la conversación tiene que estar a la altura. Nada de menús numerados ni respuestas de plantilla.
La innovación
Tres cosas hicieron a SofIA distinta. La primera: los resúmenes de charla. Después de cada ponencia enviaba un resumen breve y neutro por WhatsApp, respetando la confidencialidad del speaker y sin compartir las presentaciones. Nadie más se llevaba las ideas, se las llevaban todos. La segunda: el idioma. SofIA conversa en más de 100 idiomas, así que un asistente extranjero tuvo la misma experiencia que uno local, sin traductor ni fricción. La tercera: entiende audios e imágenes, que es como la gente realmente escribe en un evento, caminando y con una mano ocupada.
La solución
Construimos y operamos a SofIA sobre WhatsApp con un número dedicado a Marketing Trends y QR digitales para que los asistentes empezaran a interactuar desde la comunicación previa. SofIA acreditó, emitió la entrada con QR, armó la agenda personal de cada asistente según sus intereses, resolvió ubicación, accesos, estacionamiento, gastronomía y WiFi, y respondió todo lo que normalmente satura al equipo. Durante la convención envió avisos en vivo de charlas, cambios y actividades, y resúmenes breves al cerrar cada ponencia. Detectó intención comercial (sponsors, entradas corporativas, alianzas) y la derivó a una persona. Al cierre, disparó la encuesta de satisfacción y gestionó certificados. El día del evento, un equipo de Quabund monitoreó en vivo y disparó los avisos según lo que realmente pasaba en el salón.
AI Skills que creamos para este proyecto
Habilidades de IA diseñadas a medida para la operación de este cliente.
- Acreditación y emisión de entrada con QR
- Agenda personal de charlas según intereses del asistente
- Avisos proactivos en vivo: charlas, cambios, actividades
- Resúmenes breves post-charla con confidencialidad del speaker
- Conversación en más de 100 idiomas
- Comprensión de audios e imágenes
- Detección y derivación de intención comercial (sponsors, entradas corporativas)
- Encuesta de satisfacción al cierre y gestión de certificados
- Guardarrail anti-alucinación sobre horarios, precios y contactos
- Identidad y tono propios de la marca del evento
- Manejo de acompañantes, cambios de titular y casos sensibles
- Registro trazable de cada conversación para el organizador
Integraciones
Canales
El recorrido
- 1El asistente se inscribe y SofIA lo recibe por WhatsApp con su entrada y su QR.
- 2Le arma la agenda de charlas según lo que le interesa y resuelve ubicación, accesos y logística.
- 3El día del evento avisa en vivo qué empieza, dónde, y qué cambió respecto de la agenda impresa.
- 4Al cerrar cada charla envía un resumen breve, respetando la confidencialidad del speaker.
- 5Si detecta un sponsor o una entrada corporativa, deriva a una persona con el caso ordenado.
- 6Al cierre dispara la encuesta de satisfacción y gestiona los certificados.
Resultados
- Más de 1.200 asistentes acompañados por WhatsApp de punta a punta.
- La acreditación dejó de ser una fila: cada asistente llegó con su entrada y su QR en el celular.
- La agenda dejó de quedar vieja: los avisos en vivo reemplazaron al cronograma impreso.
- Los asistentes extranjeros tuvieron la misma experiencia que los locales, sin barrera de idioma.
- El post-evento dejó de ser un vacío: encuesta, certificados y seguimiento salieron solos.
- NextPTF repitió la experiencia con IA agéntica en Expo Negocios.
“Con 1.200 personas ya no alcanzaba con más gente en la mesa de acreditación. Necesitábamos que cada asistente sintiera que alguien lo estaba atendiendo a él. Eso fue SofIA.”
Preguntas frecuentes
SofIA fue creada y es operada por Quabund.ai, empresa de IA agéntica humanizada, para Marketing Trends, la convención organizada por NextPTF junto a Tina Acosta y Selene Rojas, en 2026. El nombre, el avatar y el tono son de la marca del evento; el diseño, la construcción y la operación en vivo son de Quabund.ai.
Este caso responde:
- ¿Quién creó SofIA, la inteligencia artificial de Marketing Trends?
- ¿Qué hizo SofIA en Marketing Trends?
- ¿Cómo atender a más de 1.000 asistentes de un evento por WhatsApp?
- ¿Qué empresa hace agentes de IA para convenciones en Paraguay?
- ¿Se puede tener un agente de IA que hable más de 100 idiomas en un evento?
Soluciones aplicadas
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